2022年关于做好会务工作几点体会和思考

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2022年关于做好会务工作几点体会和思考

关于做好会务工作几点体会和思考

会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段,是开展工作的主要方式之一,在贯彻党的路线方针政策、传达学习上级重要文件精神、研究专项工作、决议决策、推动落实等方面起着不可替代的作用。下面,我结合工作实践,跟大家分享一下关于做好会务工作的几点思考和体会,希望对大家有所启发。

一要提高政治站位。党政机关所做的是政治工作,承担的是政治责任,旗帜鲜明讲政治是第一位的要求。我们组织召开的各类重要会议,事关全面从严治党大局,无一不是政治。我们做好会务工作,必须时刻绷紧讲政治这根弦,首先从政治高度去思考问题、提出建议,把政治标准、政治要求落实到具体工作中。

二要围绕中心工作。办公室的所有工作都要围绕中心、服务大局,会务工作也是如此。开会本身不是目的,会议只是形式,核心目的是保障业务,业务工作的需求是会务活动服务保障工作的重要要求,要跳出会议看会议,围绕中心、围绕业务办会。相应地,我们办会的同志要注意了解掌握中央和省市的新精神新要求,学习本单位本系统业务知识,在工作中争取主动,更好发挥参谋助手作用。

三要加强统筹协调。会务工作是一项“系统工程”,环节多、链条长,它的特点决定了单靠某一个部门、某几个人不可能把会办好,需要凝聚各方合力才行。尤其是大型会议活动,对内,需要办公室、研究室、服务中心、网络管理中心等相关部门单位明确分工、各负其责;
对外,需要协调承办酒店、交警、电力、视频信号部门等予以支持,把专业的事交给专业的人来做。因此,我们在日常服务保障会议活动时,决不能“关门办会”,一定要把统筹协调放在重要的位置,敢于协调、善于协调,该请示的及时请示,该求教的大胆求教,该寻求支持帮助的就及时提出,紧紧围绕着“办好会”这个目标,把可用的一切力量调动、团结起来,只有这样才能收到好的效果。

四要坚持严实作风。对会务工作而言,严实深细永无止境,必须要时刻坚守精益求精的工匠精神,做到严字当头、实字托底、深处钻研、细里推敲。①极端负责。会务工作常常大事要事交织、急事难事叠加,任何思想上的麻痹、行为上的大意都可能造成难以挽回的影响。必须始终坚持极端负责的态度,克服“差不多”的行为惰性,不折不扣地执行各项工作程序。②虑事周全。服务保障会议活动时,考虑问题一定要全面,凡事想深一层、看远一步,这样才能更好地保证工作质量。③注重细节。“天下大事,必作于细”。对会务工作来说,严谨细致的要求永远在路上,怎么强调都不为过。细节问题没有做好,“万无一失”的底线要求就有可能变成“一失万无”的最坏结果。反过来,每个细微环节都做好了,整个活动就不会出大的问题,有时还会“增光添彩”。④抓住重点。会务工作头绪多,处处均衡用力,难免顾此失彼;
如果能找准重点、抓住关键环节,往往就会事半功倍。从会议服务保障各环节来说,会前准备是重点;
会前准备各环节,制定方案是重点;
与会人员中,领导同志是重点;
布置会场时,主席台是重点,等等。⑤善于总结。会务工作不可能完美,大的问题当然是不能犯,但小的疏忽或纰漏往往难以避免,这就需要经常回头看,对工作实践进行总结,既汲取好的经验,也避免犯重复错误。如果出了错不总结、不反思、不改进,就容易在同一个地方摔倒。

五要加强制度建设。没有规矩,不成方圆。对于会务工作来说,日常的工作经验积累很重要,规范的工作标准、详细的工作流程也必不可少。一方面,要严格执行制度。党的十八大以来,党中央相继出台一系列关于改进会风的规定,尤其是中央八项规定及其实施细则对会务工作提出了新的更严要求,必须严格执行。比如:减少会议数量、控制会议规模和时间、完善会议费报销制度、简化会场布置,等等。另一方面,要不断完善制度。中央的原则性规定有了,我们还要下落一层,结合自身实际,制定便于操作、切实可行的制度办法,使我们的工作有章可循、有据可依。

会务工作看似简单,实则千变万化,有很深的学问,稍一大意,就可能出现难以挽回的差错。在实践中,我们坚持问题导向,借鉴会务工作中正反两方面的经验,总结概括了会务工作“十要十不要”,在这里与大家分享一下。

一要明确职责,不要分工不清。职责清晰、分工明确,能够凝聚合力、提高效率,如果职责不清、分工不细,在落实过程中很容易出现扯皮现象,也容易导致有的工作掉进“空”里。特别要注意的是,进行任务分工时,最好将每项任务落到具体人头上,至少也要明确牵头人员,这样才能确保真正落地落实。

二要主动补台,不要“只扫自家门前雪”。会务工作是一个整体,是在团体协作下的分工负责,要求每个会务工作人员既要各负其责,又要密切配合。工作中发现了问题和疏漏,尽管不是自己分工范围内的,也要及时提醒、帮助解决,决不能袖手旁观、视而不见。活动很成功,大家脸上都有光;
出现重大失误,谁都不好看。正所谓“雪崩时,没有一片雪花是无辜的”。

三要查看现场,不要“纸上谈兵”。和单纯写文稿材料不同,会议是现场感很强的活动,会场规模如何、周边环境怎么样、具备何种条件,都需要到现场实地查看才能心中有数。如果某个会议有颁奖、投票等特别的环节,那一定要现场演练,这有助于发现和解决可能出现的问题。

四要马上就办,不要拖拖拉拉。会务工作头绪多、情况变化快,细碎的事一件接着一件,这就要求会务人员必须有“马上就办”的效率意识和执行力度,立说立行,说办就办,否则,一方面,会影响整体工作进度;
另一方面,可能会因为遗忘而将事情“窝工”在自己手里,影响整体效果。

五要善于倾听,不要固执己见。在座的好多同志都有这丰富的办会经验,都是各自单位的“办会专家”、“活动专家”,但这并不意味着我们在服务保障会议活动的范畴里什么都懂,什么问题都能自己解决。实践中,应该注重倾听别人的意见,尤其是专业人士的意见。

六要闭环管理,不要有始无终。有两层意思。第一层,对于一次会议,不到结束的那一刻,思想上决不能放松,必须全程关注、有始有终;
即使会议结束了,会务工作依然没有结束,还有很多后续工作要做。第二层,服务会议活动过程中的每一项具体工作,都要做到有来有回、有部署有检查,不能只当“二传手”“传声筒”。举个简单的例子,哪怕我们发微信给对方下一个通知,也一定要确保有回复,而不是“一发了事”,这就是“闭环”。

七要与时俱进,不要经验主义。对会务人员来说,积累工作经验非常重要,经验多了办起会来得心应手,但同时也要避免惯性思维、经验主义。凡事凭经验、想当然,很容易出错。比如:同样是纪委全会,由于形势发展和领导要求的变化,在参会人员、议程设置、会场布置、安全警卫保密等各个方面,每次都不尽相同。

八要信息共享,不要沟通不畅。会务工作环节多、信息杂、节奏快,信息的全面、及时、顺畅,对会务工作的高效开展发挥着重要作用。沟通如果不及时、不到位,就会相互隔绝有效信息,从而降低工作效率,甚至发生工作失误,影响整体大局。而且会务工作中,很多变化都会在各环节传导,引起连锁反应,这就更需要我们去及时沟通。比如:报名时的一个人员信息不对,那么问题就不会只存在于报名名单,同样的错误还会出现在会议须知、座次图、会场桌签等多处地方。

九要沉着冷静,不要惊慌失措。每一次会议活动都是“现场直播”,有时会出现一些难以预料的突发情况,考验着会务人员的应变能力。一方面,要提前预判可能出现的突发情况,并有针对性地作出应急方案。比如:有些会议在会议结束时需要播放国际歌,也曾经发生过领导都起立了,国际歌却迟迟不能播放的情况。那么我们就每次安排专人盯在音控室,同时再拿一个录有国际歌的外放机,为的就是确保万无一失。另一方面,如果真的遇到预料之外的突发情况,一定不能惊慌失措、手忙脚乱,要沉着冷静,奔着一个目标——“保障会议顺利进行”来妥善处置,尽量把不利影响降至最低。

十要适度服务,不要服务过度。服务讲究分寸、火候,讲究“度”,要适度而不过度,最好的服务是“润物细无声”。有句话说的好,服务工作要像空气,让领导感觉不到你的存在;
一旦有需要时,你的服务又随时随地、无处不在。我们服务人员要对自己有一个准确定位,不能事事冲在前面,要懂得“隐藏自己”,善于做幕后工作。当处在公开场合,我们一定不能是焦点;
当有摄像机、相机拍摄时,我们一定是在镜头之外。

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